Neuregelung zur verbindlichen Verwendung der E-Rechnung

Der Wandel von Papierdokumenten zu ausschließlich digitalen Dokumenten begleitet die Wirtschaftswelt. Die einfache PDF-Datei per Email erleichterte bislang einiges. Das Electronic Data Interchange (EDI) erreicht in der Wirtschaft immer mehr an Bedeutung und wird mit standartisierten Verfahren belegt. Im Zeitverlauf sollten elektronische Rechnungen den administrativen Aufwand und Verbrauch an Papier senken. Rechnungsdaten müssen letztlich beim Empfänger nicht nochmal manuell eingegeben werden. Bis dahin hatte sich das elektronische Ausstellen einer Rechnung, z.B. im PDF-Format, für viele Unternehmen als Zeit-, Kosten- und Aufwand- sparendes Verfahren etabliert.

Ab dem 1. Januar 2025 wird der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Nun liegt eine elektronische Rechnung nur dann vor, wenn die elektronische Rechnung in einem strukturieren Format vorliegt, elektronisch übergeben werden kann und eine automatische Verarbeitung der Strukturdaten möglich ist. Ein wesentlicher Faktor zur Digitalisierung des Geschäftsverkehrs. Grundlage ist der § 14 Abs. 1 UStG und die Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und Rates. Eine Übergangsfrist bis mindestens Dezember 2026 soll genügend Freiheit gewährleisten. Auch eine Rechnung in Papierform ist bis dahin möglich. Allerdings müssen inländische Unternehmer die Notwendigkeit akzeptieren, eine E-Rechnung empfangen und (aus)lesen zu können.

Mit dem Wachstumschancengesetz sind die Regelungen für das Umsatzsteuergesetz novelliert worden. Kern ist die verbindliche Verwendung der E-Rechnung, beim Leistungsaustausch inländischer Unternehmer (B2B). Allerdings bleibt die umsatzsteuerliche Behandlung der Rechnung an sich bestehen. Elektronische Rechnungen sollen somit den Syntaxen der Richtlinie 2014/55/EU entprechen und der zugehörigen europäischen Norm EN16931 unterliegen. Die Echtheitheit der Herkunft und Intaktsein des Inhalts sowie die (maschinelle) Lesbarkeit eines Rechnungsdokuments muss gewährleistet sein. Als lesbar wird eine E-Rechnung mit strukturierten Daten im XML-Format angesehen, die die europäischen Norm entspricht. Diese ist anhand ihrer Strukturdaten maschinell auslesbar (X-Rechnung). Das zusätzliche Erstellen eines für einen Menschen lesbares Format (z.B. PDF-Datei) entfällt. Es gibt zahlreiche Programme auf dem Markt, die jene XML-basierten Rechnungen auslesen können und in ein grafisch aufbereitetes Format anzeigen können; sollten Sie selbst nicht zum Ausstellen einer X-Rechnung verpflichtet sein.

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Varianten der E-Rechnung

Grundlage der modernen E-Rechnung ist die Extensible Markup Language (XML). Diese erweiterbare Auszeichnungssprache dient der Darstellung hierarchisch strukturierter Daten im Format einer Textdatei. Die Metasprache XML wurde ursprünglich als plattformunabhängige Sprache zum Austausch von Daten zwischen Computern entwickelt und fand auch im World Wide Web seine Verwendung. Die in europa anerkannten XML-Standards CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language) nehmen die zentrale Rolle bei E-Rechnungen ein. Sie unterliegen der Norm EN16931.

• Der Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (kurz: ZUGFeRD) ist eine Spezifikation, welches ein Portable Document Format (PDF) und die CII in einer Datei vereint. Dies ermöglicht die Erstellung von hybriden Rechnungen im maschinenlesbaren (XML) und von Personen erkennbaren (PDF) Format. Diese Form der Rechnung erfüllt folglich die Ansprüche der EN16931. ZUGFeRD wird häufig in Deutschland und Frankreich verwendet.
• X-Rechnung ist der Standard für den öffentlichen Sektor in Deutschland. Seine Richtlinie ist 2014/55/EU. Meist eingesetzes Datenformat ist UBL, die Universal Business Language. UBL ist nicht nur auf die Rechnungsstellung beschränkt, sondern bietet eine Vielzahl an weiteren unternehmerischen Einsatzmöglichkeiten, wie elektronische Order- oder Zahlungsdokumente.

Mehr zur Richlinie der elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen: Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung

Als sonstige Rechnung wird gemäß § 14 Abs. 1 S.3 UStG eine Rechnung verstanden, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird. Auch nicht vorsteuerabzugsberechtigte Personen und Organisation mussen sich dennoch auf eine Handhabung der E-Rechnung vorbereiten. Sei es auch nur, um diese auslesen zu können. Nach der Rechtslage gelten Vermieter von Wohnungen oder Freiberufler, wie Ärzte, auch als Unternehmer.

Eine Rechnung in einfacher PDF-Form gelten ab Januar 2025 nicht als E-Rechnung, solange diese nicht die Anforderungen der EN16931 erfüllen, also als hybrides Format vorliegen. 

Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung

Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist innerhalb 6 Monate nach Ausführung der Leistung eine E-Rechnung auszustellen. Es muss sich dabei um Leistungen handeln, die nicht von der Umsatzsteuer befreit sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Demnach liegen Umsätze zwischen Unternehmen vor, wenn das leistende Unternehmen und der Leistungsempfänger ihren Sitz, eine umsatzsteuerlich relevante Betriebsstätte oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt im Inland oder Hoheitsgebiet haben.

Die Ausstellung der elektronischen Rechnung badarf auch nicht mehr der Zustimmung des Rechnungsempfängers in diesen Fällen. Der Rechnungssteller kann sich über die Umsatzsteuer-Idenditätsnummer (UStIdNr) oder Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr) über das unternehmerische Handeln seines Vertragspartners überzeugen. Ist ein Unternehmer nicht im Inland ansässig, so besteht keine Verpflichtung zur E-Rechnung. In diesen Fällen kann eine Rechnung in Papierform oder sonstigen Rechnung in einem anderen Format übergeben werden (z.B. PDF Dokument oder hybrid mit ZUGFeRD). Nach Absprache kann auch eine E-Rechnung ausgestellt werden (§ 14 Abs.2 Nr.1 UStG). 

Ebenso Vereine, die wirtschaftlich tätig sind, werden zur E-Rechnung verpflichtet. Dieses betrifft aber nur den wirtschaftlichen Sektor des Vereins.

Keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung

Bei Privatpersonen als Leistungsempfänger. Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV), Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV), Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV), Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (e.V., staatliche Einrichtungen) sowie bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Auszug zur Handhabung der E-Rechnung

• Für die Übermittlung der E-Rechnung gibt es keine vorgeschriebene Form. Sie kann per E-Mail, USB-Stick oder per Zugriffs-Datenspeicher übergeben werden.
• Auch in E-Rechnungen kann der Leistungsmonat eindeutig zugewiesen werden. Sie ermöglicht auch das Aufstellen einer Sammelrechnung.
• Rechnungsempfänger sind nicht verpflichtet eine weiterführende elektronische Verarbeitung durchzuführen. Die Aufbewahrungsfrist liegt bei E-Rechnungen im Doppel bei 8 Jahren. Dies bedeutet, das Ein- und Ausgangsrechnungen über mindestens diesen Zeitraum verwahrt werden.
• Ein häufig auftretendes Problem bzw Fragestellung tritt im Zusammenhang mit der Leitweg-ID auf. Diese wird von Bund und den Ländern ausgestellt und muss in Feld BT-10 einer E-Rechnung eingetragen werden. Dies ist aber nur im Geschäftsgebaren mit öffentlichen Auftraggebern anzugeben, im sog. B2G-Bereich (Business to Government). E-Rechnungsverordnungen des Bundes und einiger Bundesländer fordern die Verwendung der Leitweg-ID als verpflichtenden Bestandteil. Für andere Bereiche (B2B) darf ein Platzhalter verwendet werden. 
• Für das Veranlagungsjahr kann bei der Steuererklärung auch eine E-Rechnung über das Elster-Portal dem Finanzamt eingereicht werden.

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Das Bundesfinanzministerium im online-Artikel: "Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025".

Umsatzsteuergesetz (UStG) | Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)