Jede unternehmerische Tätigkeit unterliegt in der Regel auch der Umsatzsteuer von 19%. Diese muss an das Finanzamt abgeführt werden und regelmäßig eine Umstatzsteuervoranmeldung beim zuständigen Finanzamt eingereicht werden. Dafür können für erhaltene Lieferungen und Leistungen eine Vorsteuer geltend gemacht und einbehalten werden. Zu entrichten ist also lediglich der Differenzbetrag. Kleinunternehmer können sich entscheiden, ob Sie sich diesem finanziellen und bürokratischen Aufwand stellen möchten. Entbunden von den Pflichten zur Umsatzsteuervoranmeldung -und dem getrennten Ausweisen von Umsatzsteuerbeträgen auf Rechnungen- werden Sie bei der Kleinunternehmerregelung. Dies muss aber gegenüber dem Finanzamt erklärt werden. Der buchhalterische Gesamtaufwand für den Kleinunternehmer bleibt bei der Abgabe einer einfachen Jahresüberschussrechnung.
Wer als Kleinunternehmer gilt | Die Rechtsgrundlage | Was der Kleinunternehmer beachten muss | USt-ID | Geschäfte im Ausland | Kleinunternehmer und Reverse-Charge-Verfahren | Verzicht auf KU-Regelung | Steuererklärung ESt
Der Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung kann mit einem einfachen Schreiben beim Finanzamt beantragt werden. Bei Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit bekommt der Steuerpflichtige eine eigene Steuernummer (Unternehmenssteuernummer) vom Finanzamt ausgestellt.
Gewerbetreibende und Freiberufler, deren Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro (bis 31.12.2024: 22.000 €) nicht übersteigen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht 100.000 Euro (bis 31.12.2024: 50.000 €) übersteigen wird, und auf die Umsatzsteuerbefreiung nicht verzichtet wird.
Dies ist besonders interessant, wenn die Tätigkeit nebenberuflich ausgeführt wird. Da der Kleinunternehmer bei Gebrauch seiner Kleinunternehmerregelung aber auf seiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweist, kann er natürlich auch keine Vorsteuern geltend machen. Für beratende Tätigkeiten, bei dem die empfangende Leistung eher gering ausfällt, daher sogar erstrebenswert. Ebenso, wenn die Kundschaft aus Privatpersonen oder eingetragenen Vereinen besteht. Da diese ohnehin nicht Vorsteuerabzugsberechtigt sind, ergeben sich dort auch keine Nachteile. Generell kann aber jedes Unternehmen, welches nicht von der Kleinunternehmerregelung gebraucht macht, auch eine Rechnung des Kleinunternehmers, ohne ausgewiesene Mehrwertsteuer, als Aufwand verbuchen mit entsprechendem Hinweis.
Von der Kleinunternehmerschaft können alle Rechtspersönlichkeiten und Personengesellschaften gebrauch machen, einschließlich GbR, GmbH, Vereine usw.
Die geltende Rechtsvorschrift für die Kleinunternehmerschaft und die Befreiung der Umsatzsteuer stellt der § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG):
"(1) Ein von einem im Inland oder in den in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebieten ansässigen Unternehmer bewirkter Umsatz im Sinne des § 1 Absatz 1 Nummer 1 ist steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz nach Absatz 2 im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet. In den Fällen des Satzes 1 finden die Vorschriften über die Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen (§ 4 Nummer 1 Buchstabe b, § 6a), über den Verzicht auf Steuerbefreiungen (§ 9), über die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern in einer Rechnung (§ 14a Absatz 1 Satz 3, Absatz 3 Satz 2 und Absatz 7 Satz 2) und über die Erklärungspflichten (§ 18 Absatz 1 bis 4) keine Anwendung; § 149 Absatz 1 Satz 2 der Abgabenordnung und § 18 Absatz 4a dieses Gesetzes bleiben unberührt.
..."
Beispiele:
Ein Unternehmer erwartet im laufenden Jahr 2025 einen Gesamtumsatz von 24.500 Euro. Ferner wird erwartet, dass er in 2026 einen Gesamtumsatz von 28.000 Euro erwirtschaften wird. Tatsächlich beläuft sich der Gesamtumsatz für 2025 auf 24.500 €, aber im Jahre 2026 auf 95.000 Euro. Der Unternehmer kann in 2025 und 2026 die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Für 2027 würden die Voraussetzungen jedoch nicht mehr vorliegen, da er die Vorjahresgrenze überschritten hat.
Läge der tatsächliche Umsatz in 2026 bei 105.000 €, mit dem die Grenze von 100.000 € überschritten wird, ist der übersteigende Betrag nicht mehr umsatzsteuerfrei. Er unterliegt der Regelbesteuerung.
Läge der tatsächliche Umsatz in 2026 bei 105.000 €, mit dem die Grenze von 100.000 € überschritten wird, ist der übersteigende Betrag nicht mehr umsatzsteuerfrei. Er unterliegt der Regelbesteuerung.
Hat ein Unternehmer einen Umsatz im Jahr 2025 von 27.000 Euro, unterliegt er bereits dem Folgejahr der Regelbesteuerung.
Die voraussichtlichen Einnahmen, die vor der Änderung 2025 galten, entfallen komplett. Nun ist von absoluten Schwellen auszugehen.
Was der Kleinunternehmer (KU) zu beachten hat
Der Umsatzsteuer betreffend wird der KU vom Finanzamt ähnlich behandelt wie eine Privatperson (gilt nicht für Auslandsgeschäfte). Aber bei der Rechnung sind einige Aspekte zu berücksichtigen:
- Der KU darf keine Umsatzsteuer auf seiner Rechnung ausweisen.
- Der KU darf seinen Kunden somit keine Vorsteuer vermitteln.
- Der KU darf die Umsatzsteuer auf seine erhaltenen Waren und Dienstleistungen nicht als Vorsteuer beim zuständigen Finanzamt melden und bekommt diese nicht erstattet.
- Einhaltung der geltenden Vorschriften für eine gesetzeskonforme Rechnung, z. B. Namens- und Adressdaten, Rechnungsdatum und -Nummer, Leistungsbeschreibung und -Datum (sofern vom Ausstelldatum abweichend), natürlich auch klar erkennbar das Wort "Rechnung".
- Der Grund für den fehlenden Umsatzssteuerausweis ist zu nennen, z. B. "gemäß § 19 UStG wird auf dieser Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Sie unterliegt keinem Vorsteuerabzug." öder ähnlich.
- Bei Überschreitung der Umsatzgrenze verfällt der Kleinunternehmerstatus
ߚ覬t;/span>Wichtig: weist ein Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuern in Rechnungen aus, so geht dies mit der Verpflichtung einher, diese Steuer an das Finanzamt auch abzuführen. Wird die Rechnung einem Unternehmen ausgestellt, würde dieses Unternehmen ja auch diese Steuer als Vorsteuer geltend machen. Es kann in diesem Fall eine Korrektur beim Finanzamt beantragt werden, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist. Dies ist der Fall, wenn die erstatteten Vorsteuerbeträge beim Leistungsempfänger wieder an das Finanzamt zurückgeführt wurden.
Die Steuer für die Einfuhr von Gegenständen aus Drittländern hat der Kleinunternehmer hingegen abzuführen (Einfuhrumsatzsteuern). Ab einem Warenwert von 150 Euro fallen zudem noch Zollgebühren an.
Weiter gilt das Reverse-Charge-Verfahren in EU-Mitgliedsstaaten.
Die USt-IdNr. ist eine eindeutige von den Finanzbehörden zugeteilte Nummer für Unterenhmen, die am umsatzsteuerlichen Waren- oder Dienstleistungsverkehr im Binnenmarkt der Europäischen Union (EU) teilnehmen. Auch Kleinunternehmer, die nach §19 UStG ihre Rechnungen ausstellen, können sich eine international gültige USt-Identifikationsnummer ausstellen lassen. Zuständig dafür ist das Bundeszentralamt für Steuern. Die Anwendung ist mit Verpflichtungen verbunden. Die deutsche Umsatzsteuern sind beim Einsatz der USt-IdNr stets abzuführen, können aber nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden.
Leider bestehen heute viele Vertriebsportale, wie auch eBay, selbst bei Kleinunternehmern zum Ausweis einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Häufiger Grund ist die Steueroptimierung der großen Konzerne.
Leider bestehen heute viele Vertriebsportale, wie auch eBay, selbst bei Kleinunternehmern zum Ausweis einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Häufiger Grund ist die Steueroptimierung der großen Konzerne.
Seit 1993 wird innerhalb der EU keine Einfuhrumsatzsteuer von der Bundeszollbehörde mehr erhoben. Für physisch greifbare Ware gilt beim Leistenden die inngermemeinschaftliche Lieferung und beim Leistungsempfänger der innergemeinschaftliche Erwerb. Die Umsatzsteuererhebung unterliegt nun den Finanzämtern. Allerdings müssen Erwerber der eigenverantwortlichen Verpflichtung nachkommen, die Umsatzsteuersachverhalte zu prüfen und die aus dem Geschäft anfallende Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Es handelt sich dabei letztendlich um eine Vorsteuer in gleicher Höhe.
Bislang war die KU-Regelung weitgehend eine Inlandsregelung. Die seit Januar 2025 geltende EU-KU-Regelung soll hier Abhilfe schaffen und dem Kleinunternehmer auch die Möglichkeit bieten, von vorhandenen Kleinunternehmerregelungen in anderen EU-Staaten gebrauch zu machen. Die Teilnahme an der EU-KU-Regelung ist nur eine Option, keine Verpflichtung. Ebenso die Teilnahme am Erwerbsbesteuerungsverfahren unterhalb des Schwellenwertes mit dem Einsatz einer USt-Identifikationsnummer.
Ein Kleinunternehmer kann keine innergemeinschaftliche Lieferung ausführen (§ 19 Abs. 1 UStG). Um eine falsche umsatzsteuerliche Behandlung des Leistungsempfängers im EU-Gebiet und einer möglichen Haftung diesem gegenüber vorzubeugen, sollte der Kleinunternehmer seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf seinen Rechnungen nicht angeben, sofern er eine solche USt-IdNr besitzt. Ansonsten ist das Verkaufen von Gütern und das Erbringen von Leistungen im kleinen Rahmen an Privathaushalte und Unternehmen als Kleinunternehmer auch in anderen EU-Staaten kaum ein Problem; auch nicht, was die gewohnte Rechnungsstellung ohne Umsatzsteuer angeht. Eine zusammenfassende Meldepflicht für innergemeinschaftiche Leistungen an Privatpersonen besteht für den Kleinunternehmer in der Regel in diesen Fällen nicht (§ 18a Abs. 4 UStG).
Wer als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-ID zur Teilnahme am innergemeinschaftlichen Güterverkehr beantragt oder die festgelegte Erwerbsschwelle von 12.500 Euro überschreiten, ist auch als Kleinunternehmer zur Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet. Der Kleinunternehmer wird bis dahin in der Regel vom ausländischen Lieferanten wie eine Privatperson behandelt und bezahlt die ausgewiesene Umsatzsteuer des Waren-Herkunftslandes, ohne diese in diesem Fall als Vorsteuer anrechnen zu können. Bei dem Import von Artikeln sollte es sich des Weiteren nicht um Fahrzeuge, Mineralöle, Tabakwaren oder Alkohol handeln. Hier greifen keine Vereinfachungsregel bei der Erwerbsbesteuerung.
Der Regelfall des § 1a Abs.3 Nr.1 Buchst. a besagt, dass kein innergemeinschaftlicher Erwerb vorliegt wenn "ein Unternehmer, der nur steuerfreie Umsätze ausführt, die zum Ausschluss vom Vorsteuerabzug führen". Dies gilt für deutsche Kleinunternehmer, aber auch für Erbringer von Leistungen, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen, wie medizinische Dienstleistungen. Der §1a Absatz 4 UStG lässt aber eine Option, und zwar den Verzicht : "Als Verzicht gilt die Verwendung einer dem Erwerber erteilten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gegenüber dem Lieferer.". Bereits die Verwendung der USt-IdNr gilt als Verzicht auf die Anwendung der Erwerbsschwelle.
Die Option zur Teilnahme am innergemeinschaftlichen Güterverkehr bleibt dann auch dem Kleinunternehmer nicht vorbehalten (§ 1a Abs. 4 UStG). Da eine Erwerbsschwelle in der Bundesrepublik Deutschland vorgegeben ist von 12.500 Euro pro Jahr (darüber gilt die Erwerbsbesteuerung ohnehin) für den innergemeinschaftlichen Erwerb, würde der Kleinunternehmer unter diesem Rahmen die Umsatzsteuer des Herkunftslandes der Ware bezahlen. Außer er optiert freiwillig für Einkäufe unterhalb dieser Schwelle. Dies macht -unter Abwägung aller Umstände- aber nur Sinn, wenn beim Warenbezug gängig die deutsche Umsatzsteuer niedriger ist, als die des EU-Partnerstaates. Der Kleinunternehmer kann hier auf "EInkaufstour" gehen mit seiner zugeteilten USt-ID. Er muss zwar dann die deutsche Umsatzsteuer bezahlen und abführen (Umsatzsteuer aus innergemeinschaftlichen Erwerb), aber profitiert von einem günstigeren Steuersatz, den er ohne die Angabe der USt-ID nicht hätte. Die Ware bleibt dann beim Ausgangsmitgliedstaat steuerfei.
Ein kleines Beispiel: Der deutsche KU erwirbt Waren aus Skandinavien zum Umsatzsteuersatz von 24%. Bei einem Nettowarenwert von 10.000 Euro wären das 2.400€ Umsatzsteuern. Kauft er die Ware mit der optierten USt-ID, zahlt er die deutsche Umsatzsteuer aus innergemeinschaftlichen Erwerb von 1.900 Euro, welches den Beschaffungspreis um 500 Euro optimiert.
Aber Achtung, dies bringt wieder den "Papierkram" mit sich, der mit der Kleinunternehmerschaft vermieden werden sollte. Die Optierung bindet den Kleinunternehmer für zwei Kalenderjahre (§ 1a Abs. 4 UStG) und quartalsweise sind Voranmeldungen abzugeben. Möchte der KU seinen Verwaltungsaufwand klein halten, sollte er sich bei der Beschaffung als Privatperson behandeln lassen. Das Optieren zum innergemeinschaftlichen Erwerb macht nur in wenigen Fällen Sinn. Auch wenn er nur die deutsche Umsatzsteuer bezahlt, ist er trotzdem nicht Vorsteuerabzugsberechtigt.
Es ist, was Auslandsgeschäfte angeht, immer ratsam auf die bestehende Kleinunternehmerschaft hinzuweisen und sich gegebenenfalls mit der steuerlichen Behandlung im Empfängerstaat auseinander zu setzen.
One-Stop-Shop EU (OSS) Regelung als Sonderfall: Bei besonderen Fällen innergemeinschaftlicher Lieferungen von elektronischen Waren/Dienstleistungen und sonstigen Leistungen an Privatpersonen in andere EU-Ländern, müssen die Mehrwert-/Umsatzsteuern des Ziellandes einbehalten und abgeführt werden, in dem der Leistungsempfänger seinen Wohnsitz hat. Allerdings gilt hier eine gesamte Lieferschwelle von 10.000 Euro pro Jahr, die ein Kleinunternehmer wohl selten erreichen würde (§ 3a Abs. 5 UStG).
Da man Unternehmern wohl kaum zumuten kann, bei Übrschreitung des Schwellenwertes, diese -wenn auch dann geringfügigen- Steuereinnahmen mit ca. 28 verschiedenen EU-Finanzbehörden abzurechnen, wurde die One-Stop-Shop (OSS) gegründet. Die Teilnahme ist also optional, aber für alle Beteiligten sinnvoll. Dort werden sämtliche Umsätze Endverbraucher betreffend elektronisch gemeldet. Die deutsche Finanzbehörde reicht dann die Umsatzsteuer an die entsprechende Behörde des Ziellandes weiter, sofern die Schwelle überschritten wird. In Deutschland wird der OSS vom Bundeszentralamt für Steuer (BZSt) betrieben. Die Registrierung erfolgt über dessen BOP-BZSt-Onlineportal, welche dem bekannten Elster-System ähnelt, aber ein separates System darstellt. In diesem Portal wird auch der vierteljährlichen OSS-Steuererklärung nachgekommen.
>>>BOP - Online Portal des Bundeszentralamt für Steuern - Messdaten, Registrierung für Sonder-Verfahren
Handel mit Drittländern: Die Einfuhr aus Drittstaaten unterleigt in Deutschland der Einfuhrumsatzsteuer und schließt dabei die Erwerbssteuerpflicht aus. Dabei gelten die gegebenen inländischen Steuersätze von 19 % bzw 7 %. Außerdem werden Zölle fällig. Einfuhrumsatzsteuer und Zölle müssen in diesem Fall vom inländischen Kleinunternehmer an die zuständige Zollbehörde abgeführt werden. Da der KU nach §19 nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist, liegt auch keine Möglichkeit der Aufrechnung vor. Da hier also wieder im Falle des Kleinunternehmers nichts als Vorsteuer geltend zu machen ist, kann nur der Bruttopreis in voller Höhe als Betriebsausgabe aufgeführt sein.
Während das Reverse-Charge-Verfahren bei Privatpersonen keine Rolle spielt (Betrifft nur Unternehmer unter sich), betrifft dies generell vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer. Gemäß §13b UStG unterliegen einige Güter und Leistungen der Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge). Der Leistungsempfänger wird hier zum Steuerschuldner. Letztendlich ist dieses Verfahren ein Pendant zur Erwerbsbesteuerung im innergemeinschaftlichen Verkehr, welches nicht die Lieferung und Erwerb, sondern mehr die Leistung selbst und deren Lieferort im Fokus hat.
Beim Erwerb von bestimmten Waren und sonstigen Leistungen (Dienstleistungen) sollte ebenso auf die Angabe von der USt-IdNr des Kleinunternehmers abgesehen werden. Der Kleinunternehmer kann sonst auch dem Reverse-Charge-Verfahren (der umgekehrten Steuerschuld) unterliegen. Im Rahmen dieses Verfahrens schuldet der Empfänger der Leistung die Umsatzsteuer und muss diese abführen (§ 18 Abs. 4a UStG). Der Nachteil der Kleinunternehmerschaft ist hier deutlich, denn der KU kann diese wieder nicht als Vorsteuer geltend machen. Kauft der Kleinunternehmer hingegen ohne Angabe einer gültigen USt-IdNr, wird er wie eine Privatperson vereinfacht vom Ausgangsstaat besteuert.
Ist hingegen der Kleinunternehmer der Leistungserbringer, greift das Reverse-Charge-Verfahren gegebenfalls im Ausland. Er ist ein Kleinunternehmer und der Steuerbetrag der Umsatzsteuer wird hier nicht erhoben (§ 19 UStG Abs. 1 i.V.m § 4 Nr.1 Buchst. b), er schuldet also die Umsatzsteuer im Regelfall im Inland nicht - und so sollten es auch die anderen EU-Länder halten, bis auf die für das Reverse-Charge-Verfahren bestimmten Waren und Dienstleistung. Hier sollte man sich staatenabhängig informieren. Ansonsten kann bei der Angabe einer USt-ID kann auch hier falsche Sachverhalte beim Leistungsempfänger begünstigen. Fällt die Leistung des Kleinunternehmers unter das Reverse-Charge-Verfahren, muss die USt-ID angegeben werden und die Rechnung mit einem Hinweis versehen werden.
Die Tatbestände des Reverse-Charge-Verfahrens sind in § 13b Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. >>> Reverse-Charge-Verfahren
Das Reverse-Charge-Verfahren betrifft insbesondere Werklieferverträge, Bauleistungen, Lieferung von Edel- und Altmetallen, Mobilfunkgeräten, Tablets, Spielekonsolen und viele mehr.
Verzicht auf Kleinunternehmerregelung und Rückkehr
Da die Kleinunternehmerregelung ohnehin beantragt werden muss, ist ein Verzicht nur zu erklären, wenn bereits von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch gemacht wird. Hier bleibt aber erwähnenswert, wenn ein Verzicht eintritt, bleibt eine Sperrung von 5 Jahren die Folge. Das heisst, der Unternehmer kann erst nach Verstreichen von vollen 5 Kalenderjahren wieder einen Antrag auf Kleinunternehmerschaft gemäß § 19 UStG stellen. Der Antrag hat spätestens zum Jahresbeginn zu erfolgen.
Abstand zu nehmen von der Kleinunternehmerregelung bei Gründung ist empfehlenswert, wenn aufgrund hoher Gründungsinvestitionen auch extrem hohe Vorsteuern anfallen. Auch, wenn man ohnehin nur mit Unternehmern im In- und Ausland zu tun hat.
bei der Abgabe der Steuererklärung fallen für den Kleinunternehmer im Regelfall die Formulare (unabhängig von sonstigen Einkünften) an:
- Hauptvordruck ESt 1A (unabhängig der Einkunfte) Einkommensteuererklärung für ungebschränkt Steuerpflichtige Personen
- Anlage G Einkünfte aus Gewerbebetrieb (Gewerbetreibende)
- Anlage S Einkünfte aus selbstständiger Arbeit (Freiberufler)
- Anlage EÜR - Einnahmenüberschussrechnung (Gewerbetreibende und Freiberufler)
