Eine Bilanz stellt eine geordnete Gegenüberstellungen von Vermögenswerten und Schulden dar. Hat ein Unternehmensgründer erstmals mit einer solchen Übersicht zu tun oder muss gar eine solche Zuordnung selbst erstellen, kann dieser sich vor einer nicht zu bewältigenden Aufgabe sehen.
Allerdings sind bei Kleinunternehmern die Erstellung eines Bilanzkontos sowie Gewinn- und Verlustkontos eher Ausnahmefall, da ja in diesem Bereich noch der einfachen Jahresüberschussrechnung gefrönt werden kann. Was aber, wenn eine Bilanz gefordert ist und sogar Wertpapiere ausgewiesen werden sollen?
Eine Bilanz besteht in der unternehmerischen Rechnungslegung aus zwei Seiten, der Aktiva und der Passiva. Aktiviert (linke Spalte) werden Anlagevermögen und Umlaufvermögen, passiviert (rechte Spalte) das Eigenkapital und das Fremdkapital (Verbindlichkeiten). Im einfachsten Fall lässt diese Logik den Leitsatz formen:
Die Passivseite beschreibt, wo die Finanzen herstammten - Die Aktivseite, was damit gemacht wurde.
Da es sich um eine summarische Gegenüberstellung dabei handelt, muss die Summe beider Spalten auch den gleichen Wert aufweisen. Eine Bilanz kann je nach Vorschrift "einfach", oder wie im Schaubild mit "besonderen" Bilanzpositionen und Gliederungen erstellt werden.
Natürlich gibt es weitere, "besondere" Abschnitte in dem Schaubild, die aber dieser Logik nicht entgegenstehen und auf die auch im Verlauf eingegangen wird. Allerdings werden die im Schaubild gezeigten Positionen nicht alle bei kleinen Unternehmen notwenig sein.
Es gibt unterschiedliche Rechtsgrundlagen für die Erstellung einer Bilanz im und für das Inland (Rechnungslegung). So ist die Grundlage einer Steuerbilanz die Einkommenssteuergesetzgebung (EStG), für die Bilanz nach Handelsrecht das Handelsgesetzbuch (HGB). International agierende Unternehmen haben sogar erweiterte Rechtsgrundlagen als Rechnungslegungsvorschrift, wie den International Financial Reporting Standard (IFRS) und weitere. Im Gegensatz zum EStG ist die Rechnungslegungsvorschrift beim HGB mit "lockereren Zügeln" versehen, da es mehr um die Unternehmensdarstellung als um inländische Steuergrundlage geht. In diesem Artikel sollen nur die Grundlagen genannt werden, welche nach allen Vorschriften übereinstimmung finden sollte.
Gemäß dem illustrierten Leitsatz, erfolgt die Grundlagenerklärung von links nach rechts.
PASSIVA
➥ EIGENKAPITAL
Die Eigenkapital beschreibt die Finanzwerte, den der/die Unternehmer oder Gesellschafter eingebracht haben. Ebenso wird das Gewinn- und Verlustkonto (G&V) innerhalb des Eigenkapitals als Jahresüberschuss (Gewinn) oder Jahresfehlbetrag (Verlust) abgeschlossen.
Gezeichnetes Kapital
Das gezeichnete Kapital ist das Kapital, was Unternehmer und Anteilseigner eingebracht haben und dessen Höhe der Haftung des Unternehmens obliegt. Es dient zum Schutz der Gläubiger. Bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) trägt das gezeichnete Kapital den Namen "Stammkapital". Einzelunternehmer und Personengesellschaften ohne Haftungsbeschränkung verfügen in der Regel nicht über ein solches Konto (Gezeichnetes Kapital / Stammkapital), sondern weisen hier ein einfaches Einlagekonto aus. Dieses Einlagekonto weist den Betrag aus, den der/die Unternehmer ihrem Betrieb zur Verfügung gestellt haben.
Kapitalrücklagen
Rücklagen sind Bestandteile des Eigenkapitals, welche keiner anderen passiven Position zurechenbar sind, also auch kein Stammkapital oder gezeichnetes Kapital darstellen. Kapitalrücklagen sind Vermögenswerte, die von außen dem Unternehmen zugeführt werden. Weitere Rücklagearten stellen Formen der Innenfinanzierung dar, stammen also aus dem Unternehmen selbst. Kleine Unternehmen verfügen i.d.R nicht über eine solche Zuordnung. Während bei einer Aktiengesellschaft ein Kapitalrücklagenkonto gängig ist.
Gewinnrücklagen
Gewinnrücklagen bilden den Teil des Jahresgewinns, der nicht an Anteilseigner ausgeschüttet oder für das Unternehmen verbraucht worden ist. Auch diese Position finden man i.d.R. nur bei Kapitalgesellschaften. Bei Einzelunternehmern und Personengesellschaften findet hier stattdessen eine weitere Einlage statt, sofern der Gewinn nicht entnommen wurde (Entnahme).
Gewinn- und Verlustvortrag
Dieses Unterkonto ist ebenso bei großen Unternehmen zu finden und beinhalten den Gewinn oder Verlust, der in diesem Anteil in das nächste Wirtschaftsjahr übernommen wird.
Jahresüberschuss /Jahresfehlbetrag
Innerhalb dieses Kontos wird das G&V-Konto (Gewinn- und Verlustkonto) abgeschlossen. Wobei die Betitelung "Jahresüberschuss" den Gewinn, "Jahresfehlbetrag" den Verlust des Wirtschaftsjahres ausweist.
➥ Rückstellungen
Das Passivkonto Rückstellungen weist ungewisse zukünftige Verbindlichkeiten oder drohende Ausgaben aus, deren Höhe oder genaue Fälligkeit zum Bilanzstichtag am Ende des Wirtschaftsjahres nicht feststehen. Diese Ausgaben müssen aber mit hinreichender Wahrscheinlichkeit erwartet werden! Auch dieses Konto ist eher gängig bei größeren Unternehmen. Ziel ist die periodengerechte Erfassung.
- Aufwandsrückstellungen: Es handelt sich nicht um Verpflichtungen gegenüber Dritten. Eine gängige Form von Aufwandsrückstellungen bei großen Unternehmen sind Rückstellungen für unterlassene Instandhaltung. Zum Beispiel hätte eigentlich im laufenden Jahr eine Lagersanierung stattfinden müssen (Instandhaltungsaufwand als auch Betriebsaufwand). Diese Sanierung wird verschoben in das kommende Wirtschaftsjahr. Als Basis für die Höhe könnte ein Kostenvoranschlag einer Sanierungsfirma gelten.
- Sonstige Rückstellungen: Es handelt sich hier um Verpflichtungen gegenüber Dritten. Pensionsrückstellungen, um Betriebspensionen an das Personal zukünftig zahlen zu können. Auch für Weihnachtsgeld, welches erst verspätet im Folgejahr an Mitarbeiter ausgezahlt wird (andere Wirtschaftsperiode), kann eine Rückstellung gebildet werden.
Weitere Beispiele sind Kosten für schwebende Prozesse. Auch zu erwartende Kosten für Gewährleistungsansprüche Dritter rechtfertigen die Bildung einer Rückstellung.
➥ FREMDKAPITAL/Verbindlichkeiten
Verbindlichkeiten weisen die Schulden des Unternehmens aus, die in Art und Höhe feststehen. Schulden können verschiedenen Charakter haben und sind getrennt und nach Fristigkeit auszuweisen (kurz oder langfristig). Je größer das Unternehmen, desto größer das Spektrum. Beispiele sind Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (offene Rechnungen), ausgegebene Unternehmensanleihen (Kapitalmarktkreditnahme), erhaltene Anzahlungen, Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt (abzuführende Steuern), Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten und viele mehr.
➥ Rechnungsabgrenzungsposten (passiviert)
Passivierte Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) sind Bilanzpositionen, bei denen die Einnahmen einer zukünftigen Periode bzw Wirtschaftsjahr zugeordnet werden. Das bilanzierende Unternehmen hat die dazugehörige Leistung dabei noch nicht erbracht. Zahlt ein Kunde eine Dienstleistung an, die erst in der zukünftigen Periode erbracht wird, kann dieser Zahlung somit als noch "quasi-Fremdkapital" am Bilanzstichtag abgegrenzt werden. Die verbuchte Kundenleistung war in diesem Beipiel noch nicht verdient. Eine periodengerechte Erfolgsbuchung kann mit Hilfe dieses Bilanzkontos stattfinden und der Jahreserfolg korrekt ausgewiesen werden. Der Ertrag und seine abgrenzende Bilanzbuchung wird im folgenden Geschäftsjahr aufgelöst und bei Ausübung der Leistung neu zugeordnet.
➥ Passiv latente Steuern
Diese Form der Steuer tritt nur bei größeren Unternehmen auf, die nach dem Steuer- und Handelsrecht bilanzieren. Diese Position betrifft nur die Handelsbilanz und sind längerfristig. Fällt der Gewinn in der Handelsbilanz höher aus als in der Steuerbilanz (Rechnungslegung nach inländischer Steuervorschrift), entstehen diese vorhandene, aber handesrechtlich noch nicht in Erscheinung getretene (latente) Steuern nach Handelsrecht. Diese werden dann zum Bilanzstichtag passiviert in diesem Bilanzabschnitt. Das Handelsrecht räumt beispielsweise häufig andere Abschreibungsmethoden (Aufwandszurechnung) einem Unternehmen ein. Durch Ansetzen einer höheren Nutzungsdauer eines Anlagegutes (nach Steuerrecht hier z.B. nicht zulässig), sinkt handelsrechtlich der jährliche Abschreibetrag gegebüber der steuerlichen Abschreibung. Dadurch entsteht handelsrechtlich periodenbezogen ein höherer Gewinn als nach Rechnungslegung nach dem Steuerrecht.
AKTIVA
➥ ANLAGEVERMÖGEN
Als bilanzielles Anlagevermögen werden in der Wirtschaft jene Vermögenswerte verstanden, die dem Unternehmen dauerhaft dienen. Das Gegenteil ist Umlaufvermögen, welches kurzfristig dem Unternehmen dient; dessen Bestand eine höhrere Änderungsfrequenz aufweist. Es gibt es verschiedene Arten von Anlagevermögen. Auch hier können unterschiedliche Bewertungsvorschriften nach Steuerrecht und Handelsrecht vorliegen, was die Bewertung der finanziellen Werte des Anlagegutes betrifft oder die Werte überhaupt bilanziert werden dürfen. Es wird folgend vom einfachen Aktivposten innerhalb des Anlagevermögens und Gliederung ausgegangen. Da Anlagevermögen auch Bonitätscharakter hat, ist es ein entscheidender Faktor für die Wertermittlung des gesamten Unternehmens.
- Immaterielle Vermögenswerte: Vermögen, welches nicht nach einem Sachgut dinglich bewertet werden kann. Dazu gehören Lizenzen, Patente und Markenrechte.
- Sachanlagen (materielle Vermögenswerte): Dabei handelt es sich um dingliche Gegenstände. Hier finden die Werte der Gebäude und Grundstücke, Maschinen und Fuhrpark, Die Büro- und Geschäftsausstattung und vieles mehr ihren Ansatz.
- Finanzanlagen: Darunter fallen langfristige Kredite, die anderen Unternehmen gewährt werden. Aber auch Anleihen, Aktien und sonstige Wertpapiere. Bei dieser Form des Anlagevermögens ist die Haltedauer von entscheidener Bedeutung. Sie müssen dem Unternehmen langfristig dienen, mindestens 1 Jahr. Kurzfristige Finanzanlegen (so auch Wertpapiere) können auch zum Umlaufvermögen gehören.
➥ UMLAUFVERMÖGEN
Das Umlaufvermögen besteht aus allen Vermögenswerten, die dem Unternehmen kurzfristig dienen und dessen Bestand meist einer hohen Änderungsfrequenz unterliegt. Dieser Bilanzabschnitt ist unterhalb des Anlagevermogens eingegliedert. Zu den gängigen Bestandteilen des Umlaufvermögens gehören:
- Vorräte: Der Lagerbestand und Bestand an Werkstoffen, Roh- und Betriebsstoffen sowie fertige/unfertige Erzeugnisse u.s.w.
- Forderungen: Forderungen aus Lieferung und Leistungen. Z.B. offene Ausgangsrechnungen. Auch Forderungen an Geschäftspartner u.s.w.
- Kasse und Bankguthaben: Liquide Mittel, wie der Kassenbestand sowie Bankguthaben
- Wertpapiere: Aktien, Anleihen und weitere Wertpapiere, die dem Unternehmen kurzfristig dienen. Auch hier ist die Haltedauer entscheidend. Dienen Wertpapiere langfristig, gehören sie zum Anlagevermögen.
➥ Rechnungsabgrenzungsposten (aktiviert)
Aktivierte Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) sind Bilanzpositionen, bei denen der Aufwand des bilanzierenden Unternehmens buchhalterisch einer zukünftigen Periode bzw Wirtschaftsjahr zugeordnet wird. Das bilanzierende Unternehmen hat die finazielle Leistung dabei bereits erbracht. Zahlt das bilanzierende Unternehmen einem Lieferanaten eine Lieferleistung an, die erst in der zukünftigen Periode erbracht wird, kann diese Zahlung somit abgegrenzt werden. Dies wäre bei einer Leiferantenlieferung der Fall (kommend Anstieg des Umlaufvermögens), die noch nicht erfolgte und bis Ende der Wirtschaftsperiode nicht erfolgen wird. Eine periodengerechte Aufwandsbuchung kann mit Hilfe dieses Bilanzkontos stattfinden, das Jahresergebnis sachlagentreu ausgwiesen werden. Der abgegrenzte Aufwand und seine Bilanzbuchung wird im folgenden Geschäftsjahr aufgelöst und neu zugeordnet.
➥ Aktiv latente Steuern
Diese Form der Steuer tritt nur bei größeren Unternehmen auf, die nach dem Steuer- und Handelsrecht bilanzieren. Der Handels- und Steuerbilanzgewinn ist in der Praxis selten Deckungsgleich. Diese Position betrifft nur die Handelsbilanz und ist längerfristig. Fällt der Gewinn in der Handelsbilanz niedriger aus als in der Steuerbilanz (Rechnungslegung nach inländischer Steuervorschrift), entsteht nach Handelsrecht ein so auszuweisendes Steuerdefizit. Dieses wird dann zum Bilanzstichtag aktiviert in dem Bilanzabschnitt Aktiva. Das Handelsrecht räumt beispielsweise häufig andere Abschreibungsmethoden (Aufwandszurechnung) einem Unternehmen ein. Durch Ansetzen einer niedrigeren Abschreibungsdauer eines Anlagegutes, gegeben durch eine degressive Abschreibung (linear nach Steuerrecht), steigt handelsrechtlich der jährliche Abschreibetrag gegebüber der steuerlichen Abschreibung (auch möglich, wenn das Steuerrecht keine Abschreinung erlaubt). Dadurch entsteht handelsrechtlich periodenbezogen ein niedrigerer Gewinn als nach Rechnungslegung nach dem Steuerrecht. Längerfristig stimmen die Steuerzahlungen im Gesamten aber als Langzeitaufwand überein. Auch hier handelt es sich um einen periodenbezogene Abweichungsausgleich nach Handelsrecht.